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Ratgeber

Nebenkostenabrechnung erstellen: Das musst Du beachten

Als privater Vermieter stehst du oft vor der Herausforderung, eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wir zeigen dir, wie du Abrechnungen korrekt erstellst, Fristen einhältst und häufige Fehler vermeidest.

Timo Heidemann 31. Juli 2024 6 Min. Lesezeit
Nebenkostenabrechnung erstellen als privater Vermieter

Disclaimer: Alle Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar und können diese auch nicht ersetzen.

Auf einen Blick

Die wichtigsten Fragen im Überblick

Wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, bist du als Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Absatz 3 BGB). Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein.

Für deine Nebenkostenabrechnung benötigst du:
  • Mietverträge aller beteiligten Mieter
  • Letzte Betriebskostenabrechnung
  • Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
  • Änderungen der Personenanzahl im Zeitraum
  • Genaue Ein- und Auszugsdaten
  • Monatliche Vorauszahlungen der Mieter
  • Rechnungen für Betriebskosten (Grundsteuer, Müllabfuhr, Stadtwerke)

Ja, du kannst deine Abrechnung vollständig erstellen und erhältst am Ende eine Vorschau mit Wasserzeichen. So kannst du alles prüfen, bevor du die finale Abrechnung ohne Wasserzeichen für 19,90€ (jede weitere 9,90€) herunterlädst.

1Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden „Nebenkosten" und „Betriebskosten" oft synonym verwendet, obwohl Betriebskosten genau genommen die Summe der einzelnen Nebenkosten darstellen, die dem Eigentümer durch die Nutzung eines Mietobjekts entstehen.

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind die Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) entscheidend.

Laut § 556 BGB müssen Mieter nur dann Betriebskosten zahlen, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Merke: Wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, bist du als Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Absatz 3 BGB).

2Welche Fristen müssen berücksichtigt werden?

Bei der Abrechnung gibt es verschiedene wichtige Fristen, die du für ein korrektes Dokument beachten musst.
Abrechnungsperiode
Die maximale Abrechnungsperiode beträgt zwölf Monate (§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Meistens wird das Kalenderjahr von Januar bis Dezember als Abrechnungsperiode gewählt, aber auch abweichende Perioden sind möglich.
Abrechnungsfrist
Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens zum Ende des Folgejahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Absatz 3 Satz 2 BGB).
Widerspruchsfrist
Der Mieter kann innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen (§ 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB).
Zahlungsfrist
Die Frist für Nachzahlungen oder die Auszahlung von Guthaben richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Falls der Mietvertrag keine Regelung enthält, hat der Mieter 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung Zeit (§ 286 Absatz 3 BGB). Der Vermieter muss auf diese gesetzliche Bestimmung in der Abrechnung hinweisen.

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3Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden?

Der Gesetzgeber ging ursprünglich davon aus, dass Nebenkosten in der Bruttomiete enthalten sind. In der heutigen Mietpraxis werden sie jedoch meistens separat abgerechnet. Nur die in der BetrKV aufgelisteten Kostenarten dürfen auf den Mieter umgelegt werden.
Häufige Kostenpositionen
  • Grundsteuer
  • Wasser und Entwässerung
  • Heizkosten und Warmwasser
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Gebäudeversicherung (Sach- und Haftpflicht)
  • Schornsteinfeger
  • Hausmeister und Gartenpflege
  • Gemeinschaftsbeleuchtung

Nicht umlagefähig: Reparaturen, Verwaltungskosten, Abschreibungen und Finanzierungskosten trägt der Vermieter selbst.

✓Fazit

Die Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung erfordert Sorgfalt und Kenntnisse der gesetzlichen Vorgaben. Mit immo.page erstellst du deine Abrechnung Schritt für Schritt – geführt, automatisch berechnet und rechtssicher als PDF in unter 10 Minuten.

Mehr erfahren: Welche Unterlagen benötigst du für die Abrechnung? Checkliste: Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung →

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