Nebenkostenabrechnung
Diese Unterlagen benötigst du für deine Nebenkostenabrechnung als Vermieter
Als Vermieter ist es essenziell, die Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen. Hier findest du eine umfassende Checkliste der 7 wichtigsten Unterlagen und Tipps, um Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten.
Disclaimer: Alle Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar und können diese auch nicht ersetzen.
Auf einen Blick
Die wichtigsten Fragen im Überblick
Für die Erstellung benötigst du:
- Mietverträge aller beteiligten Mieter
- Letzte Betriebskostenabrechnung
- Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
- Änderungen der Personenanzahl im Zeitraum
- Genaue Ein- und Auszugsdaten
- Monatliche Vorauszahlungen der Mieter
- Rechnungen für Betriebskosten (z.B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Stadtwerke)
Die gängigsten Kostenbelege:
- Grundsteuer
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Stadtwerke (Strom, Gas, Wasser)
- Gebäude-, Haftpflicht- und ggf. Glasversicherung
- Schornsteinfeger
- Treppenhausreinigung
- Hausmeister
- Gartenpflege
- Ungezieferbekämpfung
- Kabelfernsehen
Ja. Der Mieter hat das Recht, Einsicht in alle Unterlagen anzufordern. Du bist jedoch nicht verpflichtet, die Original-Belege zu versenden — diese können am Standort des Vermieters eingesehen oder als Kopie ausgehändigt werden.
1Mietverträge aller beteiligten Mieter
Die Mietverträge sind die Grundlage für jede Nebenkostenabrechnung. Sie dokumentieren die vertraglichen Vereinbarungen zu den Nebenkosten und geben an, welche Kostenarten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Außerdem enthalten sie Informationen zur Wohnfläche und zur Personenzahl, die für die Verteilung der Kosten relevant sind. Stelle sicher, dass du alle Mietverträge der beteiligten Mieter sorgfältig prüfst und bereit hältst.
2Die letzte Betriebskostenabrechnung
Die letzte Betriebskostenabrechnung dient als wichtige Referenz für die aktuelle Abrechnung. Sie hilft dabei, die Kostenentwicklung nachzuvollziehen und mögliche Abweichungen zu erkennen. Wenn du ein neu erworbenes Objekt verwaltest, benötigst du die letzte Abrechnung des vorherigen Eigentümers, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
3Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
Die Informationen zu Personenzahlen und Quadratmetern sind entscheidend für die korrekte Verteilung der Nebenkosten. Die Wohnfläche beeinflusst die Berechnung von flächenabhängigen Kosten, während die Anzahl der Bewohner für die Verteilung von verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser und Heizung wichtig ist. Achte darauf, dass diese Angaben aktuell und präzise sind.
Mit immo.page in 5 Minuten fertig
Schritt für Schritt geführt – automatisch berechnet & rechtssicher als PDF.
4Änderungen der Personenzahlen
Änderungen in der Anzahl der Bewohner, wie Zuzüge, Geburten oder Todesfälle, haben direkten Einfluss auf die Nebenkostenabrechnung. Diese Änderungen müssen dokumentiert und bei der Berechnung der Kosten berücksichtigt werden. Eine genaue Erfassung dieser Ereignisse hilft, die Kosten fair und gerecht zu verteilen.
5Ein- und Auszugsdatum & Leerstandszeiten
Ein- und Auszugsdatum sowie Leerstandszeiten sind wichtig, um die korrekte Kostenverteilung zu gewährleisten. Wenn ein Mieter einzieht oder auszieht, beeinflusst dies den Anteil der Kosten, den er oder sie trägt. Ebenso müssen Leerstandszeiten berücksichtigt werden, da während dieser Zeiten keine Kosten durch die abwesenden Mieter verursacht werden.
6Monatliche Vorauszahlungen der einzelnen Mieter
Die monatlichen Vorauszahlungen der Mieter müssen den tatsächlichen Betriebskosten gegenübergestellt werden. Diese Vorauszahlungen dienen als Basis für die Abrechnung und helfen, eventuelle Nachzahlungen oder Rückerstattungen zu berechnen. Überprüfe die Vorauszahlungen auf Richtigkeit und stelle sicher, dass sie den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen.
Du interessierst dich für eine Musterabrechnung oder eine Vorlage?
Erhalte von uns eine PDF-Vorlage als Musterabrechnung für deine Nebenkostenabrechnung per E-Mail. Natürlich völlig kostenlos. Die Vorlage kannst du verwenden, um dir einen Überblick darüber zu machen, wie eine Nebenkostenabrechnung idealerweise gestaltet sein sollte und welche Pflichtangaben nötig sind.
7Wichtige Kostenbelege
Für die exakte Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind die Rechnungen und Belege der verschiedenen Betriebskosten unerlässlich:
- Grundsteuer: Die jährliche Steuer für das Grundstück, die auf die Mieter umgelegt wird.
- Straßenreinigung: Kosten für die Reinigung der Straßen, die anteilig verteilt werden.
- Müllabfuhr: Gebühren für die Müllentsorgung.
- Stadtwerke: Rechnungen für Wasser, Strom und Gas.
- Gebäude-, Haftpflicht- und ggf. Glasversicherung: Versicherungskosten für das Gebäude.
- Schornsteinfeger: Gebühren für regelmäßige Schornsteinfegerarbeiten.
- Treppenhausreinigung: Kosten für die Reinigung der Gemeinschaftsflächen.
- Hausmeister: Vergütung für Instandhaltung und Pflege der Immobilie.
- Gartenpflege: Kosten für die Pflege der Gartenanlagen.
- Ungezieferbekämpfung: Maßnahmen zur Bekämpfung von Ungeziefer.
- Kabelfernsehen: Gebühren für Kabelfernsehen, falls Teil der Nebenkosten.
Mehr erfahren: Als Vermieter sind umlagefähige Nebenkosten ein zentrales Thema. Welche Kosten können tatsächlich auf die Mieter umgelegt werden? Umlagefähige Kosten →
Erstelle jetzt deine Nebenkostenabrechnung
mit immo.page
Einfach registrieren, Abrechnung digital erstellen & als PDF herunterladen.
Fertig in unter 5 Minuten – rechtssicher und ohne Excel-Chaos.
Keine Kreditkarte · 14 Tage Geld-zurück · Fertig in 5 Minuten